Svenska Suomeksi

Dataskyddsbeskrivning

Dataskyddsbeskrivning

Datum: 25.5.2018

Registrets namn 

Register över bidrags- och stipendiesökande  


Registeransvarig

Kulturfonden för Sverige och Finland (0200598-0)

Hanaholmsstranden 5

02100 Esbo


Uppgiftsbiträde

Stiftelsen för utbildning och kultur på svenska i Finland (2379356-8)
Simonsgatan 8 A
00101 Helsingfors


Stiftelsen för utbildning och kultur på svenska i Finland använder följande underleverantörer:

- Amazon Web Services, för utskick av e-post till i ansökningssystemet registrerade användare
- Signicat, för identifiering av personer som anhåller om utbetalning av beviljat bidrag eller stipendium
- Nebula Oy, all information i registret lagras på Nebulas servrar


Kontaktuppgifter till dataskyddsansvarig

Agneta Roine

Dataskyddsansvarig

agneta.roine@hanaholmen.fi 

Tfn 09 435 020


Syfte med registret (berättigat intresse)

Behandlingen av data i registret baserar sig på ett berättigat intresse. Personuppgifter behandlas för att verkställa fondens syfte. Sådan data, vars behandling medför specifika risker, såsom personbeteckning och bankkontonummer, behandlas i så begränsad omfattning som möjligt. 


Syfte med behandlingen av personuppgifter 

Register över bidrags- och stipendieansökande: 

- För behandling av ansökningar om bidrag eller stipendier riktade till Kulturfonden för Sverige och Finland 

Register över bidragsmottagare samt stipendiater: 

- För utbetalning och uppföljning av beviljade bidrag och stipendier samt för att göra behövliga anmälningar om bidrag och stipendier till myndigheter. 

Register över ansökarrespons som lämnats i samband med ansökningsprocessen:

- För att utveckla ansökningssystemets användarvänlighet och funktionaliteter

- Registret har ingen inverkan på behandlingen av den sökandes ansökningar


Registrets informationsinnehåll 

I registret bevaras uppgifter om den sökande eller sökandes kontaktperson som i första hand har lämnats av den sökande.

Obligatoriska personuppgifter för inlämning av ansökan: 

- uppgifter som identifierar den sökande (t.ex. namn, adress, telefon, e-postadress, personbeteckning/FO-nummer) 

Den sökandes egna uppgifter om sig själv i ansökan, exempelvis: 

- matrikel eller meritförteckning 

- skol- och studiebetyg 

- arbetsintyg 

- andra dokument och uppgifter som den sökande har bifogat till stöd för ansökan 

- eventuella rekommendationer som skaffats med den sökandes samtycke 

- övriga uppgifter som behövs för ansökan 

Om den sökande beviljas ett bidrag eller ett stipendium sparas det dessutom följande uppgifter om den sökande i det elektroniska registret, exempelvis:

- kontonummer

- information gällande rekvisition och om betalningstransaktioner

- information om när beslut fattats

- information om eventuella ändringar gällande bidraget eller stipendiet eller återtagande av dessa

- information om meddelanden till Skatteförvaltningen och Lantbruksföretagarnas pensionsförbund

- information om TUPAS identifiering i samband med rekvisition

- bidrags- eller stipendiemottagarens redovisning av bidraget


Personer under 15 år

Personer under 15 år som önskar söka ett bidrag eller ett stipendium skall först be sina föräldrar/förmyndare att kontakta Kulturfonden för Sverige och Finlands sekretariat innan de kan söka om stöd.


Hur länge bevaras uppgifterna

Den sökandes ansökningar och uppgifter sparas för evigt. Ansökningsmaterialet, både beviljade ansökningar och ansökningar som fått avslag, har ett stort kulturhistoriskt värde för framtida forskning i Kulturfonden för Sverige och Finlands stödverksamhet och det ger fonden också en möjlighet att utvärdera effekten av samt utveckla bidrags- och stipendieverksamheten. 

Det elektroniska materialet överförs till passiv förvaring efter 20 års tid, vilket innebär att endast ett fåtal personer i personalen har tillgång till de äldre uppgifterna. Stiftelsen för utbildning och kultur på svenska i Finland utvärderar och justerar regelbundet förvaringstiden för ansökningsmaterialet. 


Regelmässigt utlämnande av uppgifter 

- Ansökningarna behandlas av Kulturfonden för Sverige och Finlands sekretariat, fondstyrelse samt externa sakkunniga. Hanaholmens ekonomidirektör samt ekonomi- och personalassistent har även rätt att behandla uppgifterna.  

- Alla personer som har tillgång till uppgifterna är bundna av sekretessplikt

- Personerna som evaluerar ansökningarna har endast begränsad tillgång till de delar av materialet som de behöver se för att kunna genomföra sitt arbetsuppdrag och rättigheten till uppgifterna är tidsbegränsad således att personerna inte längre kan komma åt informationen då deras uppdrag är avslutat. 

- Rättigheten att se och uppdatera personuppgifter är begränsad både på personnivå och tidsmässigt genom registerförarens interna, centralt administrerade, rättigheter.

- Uppgifter kan på basen av dataskyddsförordningen och annan dataskyddslagstiftning lämnas ut åt främst: 

    o Lantbruksföretagarnas pensionsförbund 

    o Skatteförvaltningen 

- Uppgifter tillhörande beviljade bidrag och stipendier kan lämnas ut i (avslag publiceras inte): 

    o Publikationer 

    o Webbsida 

    o Sociala medier

- Uppgifter kan vid behov utlämnas till andra fonder och stiftelser för att främja informationsutbyte.

- Kulturfonden för Sverige och Finland har grundats på basen av ett mellanstatligt avtal. På grund av detta har fonden skyldighet att skicka de beviljade ansökningarna, inklusive bilagorna samt redovisningarna över de beviljade bidragen och stipendierna till Riksarkivet i Finland.


Flyttning av data till länder utanför Europeiska unionen (EU) eller det Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES)

- Uppgifter utlämnas inte till länder utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. 


Principerna för offentliggörandet av beslut gällande bidrag och stipendier och av personuppgifter

Registerföraren publicerar följande uppgifter om alla bidragsmottagare:

- namn

- ändamålet för vilket bidraget beviljats

- hemort

- storleken på bidraget

- beslutsdatum

- verksamhetsområde

Beslutet att publicera uppgifterna grundar sig på en målsättning att upprätthålla ett offentligt förtroende för bidragssystemet samt för att undvika överlappning vad gäller beviljandet av medel för specifika ändamål.

Registerföraren skyddar de sökandes, de sakkunnigas och de personer lämnat rekommendationers integritetsrättigheter och lämnar därmed inte ut utlåtanden som gäller ansökningarna.


Principer för skydd av registret 

- I behandlingen av ansökningar och uppgifter ska man se till att de sökandes privatliv inte obehörigt riskeras. Handlingarna behandlas enbart av dem vars uppgifter kräver det. De som behandlar uppgifterna har sekretessplikt. 

- Rimbert är ett ansöknings- och behandlingsprogram för bidrag och stipendier, som upprätthålls, och vars rättigheter, ägs av Stiftelsen för utbildning och kultur på svenska i Finland. Kulturfonden för Sverige och Finland har genom avtal rätt att utnyttja programmet. Nyttjanderätten innehåller inte rätten till programmets kod och inte heller rätt att åt tredje part överlåta nyttjandet av programmet. Nyttjanderätten innefattar inte heller rätt att göra ändringar i programmet.

- Ansökningar, uppgifter och ansökningsbilagor ska skyddas från utomstående av Stiftelsen för utbildning och kultur på svenska i Finland. 

- De sökandes förbindelse till webbtjänsten för ansöknings- och behandlingsprogram för bidrag och stipendier skyddad genom SSLkryptering som Stiftelsen för utbildning och kultur på svenska i Finland svarar för. 

- Stiftelsen för utbildning och kultur på svenska i Finland har ett avtal med Nebula Oy som svarar för tjänsten och registret förvaras i en Nebula Cloud 9-molntjänst vars säkerhet är baserad på industristandarder som PCI-DSS. Administrativ lösenordskyddad åtkomst till registret ges endast åt av Stiftelsen för utbildning och kultur på svenska i Finland namngivna personer.


Automatisk bearbetning

Kulturfonden för Sverige och Finland utnyttjar inte automatiska beslutsprocesser.

 

Rätt till insyn 

- Var och en har rätt att kontrollera om de finns i Kulturfonden för Sverige och Finlands register. 

- Var och en har rätt att kontrollera sina egna uppgifter i registret.

- Begäran om att få utlämnat informationen ska göras skriftligt och den ska vara undertecknad av personen som ber att få utlämnat sina uppgifter. Användaren av ansökningssystemet kan också logga in med sitt konto och under ”Personuppgifter” välja att ladda ner all data som sparats i samband med kontot.

- Registerföraren har rätt att be den som lämnat begäran om att få kontrollera sina uppgifter om att bestyrka sin identitet. 

- Registerföraren skyddar de sökandes, de sakkunnigas och personer som lämnat rekommendationers integritetsrättighet och lämnar därmed inte ut utlåtanden som gäller ansökningarna.

- Begäran besvaras inom en månad från att den mottagits.

- Begäran ska adresseras till:  

Kulturfonden för Sverige och Finland

dataskyddsansvarig Agneta Roine

Hanaholmsstranden 5 

02100 Esbo


Rätt att kräva rättelse av en uppgift 

- en felaktig uppgift i registret ska rättas till på en specificerad begäran av en registrerad 

- specificerad begäran ska adresseras till: fonderna@hanaholmen.fi


Rätt att göra invändningar

Den registrerade har rätt att göra invändningar mot att personuppgifter behandlas i samband med en ansökning, men då måste behandlingen av ansökan avbrytas.


Rätt att begära radering

Den registrerade har rätt att begära att personuppgifter raderas om:

- Den registrerade motsätter dig behandlingen och det inte finns något berättigat skäl eller rättslig grund för fortsatt behandling av uppgifterna

- Behandlingen av uppgifter är lagstridigt

Till följd av lagstiftning är Kulturfonden för Sverige och Finland i många fall skyldig att förvara personuppgifter för att till exempel fullgöra en lagstadgad skyldighet eller hantera rättsliga anspråk.


Rätt till dataportabilitet

Den registrerade har inte rätt att få sina uppgifter överförda till en annan registerförare. 


Rätt att lämna in ett klagomål

Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till övervakningsmyndigheten ifall denna anser att behandlingen av personinformationen strider emot EU:s dataskyddsförordning.